利用 WhatsApp 和電子郵件自動化簡化訂單處理流程：客戶成功案例

訂單處理常是食品批發公司的一大瓶頸，訂單的及時與準確直接影響客戶滿意度與營運成本。某食品批發領導客戶面臨多渠道訂單管理困難、人工輸入錯誤頻繁及審批流程緩慢等問題。他們採用 WhatoFlow 透過 WhatsApp 訂購與電子郵件採購訂單自動化來優化訂單處理。本文分享他們的成功故事及解決方案帶來的改變。

如何協助食品批發商

WhatoFlow 提供兩條並行渠道自動化訂單處理：WhatsApp 銷售訂購與電子郵件採購訂單自動化。兩者均生成結構化銷售訂單，內建驗證、審批流程及通知機制，確保相關人員即時掌握訂單狀態。

WhatsApp 銷售訂購

銷售團隊透過 WhatsApp 購物車介面直接建立訂單。每位客戶擁有個人化推薦商品清單，加快訂購速度且更符合需求。系統即時驗證：

• 信用額度

• 送貨時間安排

• 庫存狀況

  
  

購物車提交後自動生成銷售訂單。銷售可於訂單鎖定前修改，所有修訂均有歷史紀錄。銷售人員僅能存取分配客戶資料，確保資料安全與專注。

WhatsApp 或電子郵件通知

• 新訂單建立通知

• 訂單修改通知

• 審批請求通知

• 審批結果通知（通過或拒絕）

  
  

  
  

電子郵件採購訂單自動化

系統監控指定電子郵件信箱，利用 AI 光學字元辨識（OCR）讀取不同格式的採購訂單，並透過映射引擎轉換為結構化資料，自動生成銷售訂單，省去人工輸入。

WhatsApp 或電子郵件通知

• 新採購訂單轉換為訂單通知

• 例外狀況或映射錯誤警示

  
  

銷售訂單審批流程

所有銷售訂單均進入可設定的審批流程。審批規則可依訂單金額、客戶風險等條件設定。審批人會收到 WhatsApp 通知，可直接在訊息或後台系統中批准或拒絕訂單。流程保留完整稽核紀錄，並可匯出 Excel 供發票系統與倉庫使用。

客戶成功案例：自動化如何改變他們的業務

導入 WhatoFlow 前，客戶面臨人工訂單輸入錯誤、審批延遲及多渠道訂單狀態難以追蹤的問題。銷售團隊每天花數小時處理電子郵件與電話，導致訂單履行緩慢及偶發缺貨。

導入後，WhatsApp 訂購系統讓銷售快速建立訂單，並即時檢查信用與庫存。客戶喜歡個人化商品清單，訂購更簡單。電子郵件採購訂單自動化消除人工輸入，降低錯誤並加快訂單生成。

審批流程確保高風險或大額訂單及時審核。審批人可透過 WhatsApp 即時回覆，審批時間從數天縮短至數小時。通知機制讓所有人即時掌握，減少追蹤電話與郵件。

整體而言，客戶訂單處理時間減少 40%，錯誤率大幅下降。銷售團隊能專注於客戶關係，而非行政工作。倉庫與發票團隊獲得乾淨且可匯出的資料，提升後端作業效率。

食品批發商的重點啟示

透過 WhatsApp 與電子郵件自動化訂單輸入，減少人工錯誤並加快處理速度

即時驗證避免訂單提交前的信用與庫存問題

個人化商品推薦提升客戶體驗與訂單準確度

結合 WhatsApp 通知的審批流程加速決策

結構化資料匯出支援發票與倉庫管理