成功案例分享如何以Whatoflow提升RFQ處理與報價效率

在日常業務中，客戶詢價（RFQ）與報價流程往往繁瑣且耗時，影響團隊效率與客戶滿意度。某企業導入Whatoflow後，成功將RFQ處理、報價決策、工作執行與開立發票的流程自動化，實現快速回應與精準管理，帶來明顯的營運改善。本文將分享他們如何利用Whatoflow結合WhatsApp、AI與Excel，打造輕量且高效的工作流程。

保持原有習慣，導入智能自動化

這家企業並未選擇全面更換系統，而是以Whatoflow為核心，結合他們熟悉的工具：WhatsApp作為溝通平台，Excel作為資料庫，AI協助決策與郵件撰寫。這樣的設計讓員工不需改變原有工作習慣，降低學習門檻，同時減少手動操作，提升效率。

例如，過去RFQ資料需要人工輸入Excel，回覆郵件也需逐字撰寫，現在系統會自動將WhatsApp收到的詢價內容記錄到Excel，並根據員工判斷是否報價，自動生成相應的郵件草稿。這種結合人工判斷與AI輔助的方式，讓工作更流暢且減少錯誤。

流程自動化帶來的具體改變

1. RFQ接收與記錄

當客戶透過WhatsApp發送詢價時，系統會即時擷取訊息並自動填入Excel資料庫。這不僅避免了資料遺漏，也讓後續追蹤更有依據。

2. 報價決策與郵件自動化

員工根據RFQ內容決定是否報價。若決定不報價，AI會自動產生一封禮貌的拒絕郵件草稿，員工只需簡單確認後發送。若決定報價，系統會生成確認收件的郵件，並自動填寫報價與標案表單，節省大量時間。

3. 後續訂單與工作管理

成功報價後，系統將報價轉換為訂單，並追蹤工作進度。完成工作時，員工可上傳相關照片與文件，確保資料完整。

4. 發票與排程更新

工作完成後，系統自動生成發票並草擬寄送郵件，Excel資料與排程也會同步更新，讓管理層隨時掌握狀況。

實際成效與經驗分享

導入Whatoflow後，這家企業的RFQ處理時間縮短超過30%，報價回覆速度明顯提升，客戶反饋更及時。員工不再被繁瑣的資料輸入與郵件撰寫拖慢腳步，能將更多時間投入專業判斷與客戶服務。

此外，系統的彈性設計讓企業未來可依需求擴充功能，無需重新打造整套系統，節省大量成本與時間。